NỘI DUNG CHI TIẾT PHẢN ÁNH, KIẾN NGHỊ

Tiêu đề: Xin mở lại hệ thống văn bản điều hành
Người gửi: Trần Ngọc Khánh
Ngày gửi: 21/10/2020
Nội dung:

 Trước hết xin kính chào quý cơ quan! Tôi ở đơn vị hành chính sử dụng hệ thống văn bản quản lý điều hành thấy hệ thống trước đây khá tốt (hệ thống cũ i+tên+vinhphuc.gov.vn như: iphucyen.vinhphuc.gov,..) tuy nhiên hiện nay chuyển đổi sang hệ thống mới mất các thứ không tìm được, cụ thể:

- Thứ nhất, Văn bản xin ý kiến của hệ thống cũ bị mất toàn bộ.

- Thứ hai, không xuất được danh sách thống kê văn bản trước đây dẫn đến rất khó tìm văn bản (trước đây xuất danh sách ra excel có thể xuất một danh sách từ năm 2014 đến nay luôn), giờ chỉ xuất được văn bản của hệ thống mới từ 2019 đến nay, trước đó thì nếu biết văn bản thì tìm được, nếu không thì chịu.

  Cả hai hệ thống không có chức năng cho các đơn vị tải về dẫn đến khi cán bộ chuyển công tác hoặc muốn backup thì không làm được, khi chuyển công tác khoá luôn tài khoản, muốn xem các văn bản trước đây liên quan thì không được.

Để thuận tiện, góp phần làm tốt hơn, xin đề nghị:

1. Cho các đơn vị/ người dùng được xuất lại danh sách đầu văn bản đến, đi và tải về các văn bản đó (tải một cục chứ không phải tải từng cái như hiện giờ, mỗi năm có đến hàng nghìn, chục nghìn văn bản ngồi tải từng cái đến bao giờ) để phục vụ công việc từ hệ thống cũ đến hệ thống mới (cũng nên lưu ý để tải cả các version khác nhau).

2. văn bản hành chính không phải là văn bản mật nên có sự liên kết với cổng thông tin công khai, tất cả các đơn vị trong hệ thống phải xuất văn bản ra cổng thông tin.

3. Hệ thống mới không lưu version như hệ thống cũ, chuyên viên soạn thảo sang lãnh đạo sửa thay đổi thành nội dung khác nhưng xem quá trình xử lý văn bản đi, bấm văn bản ở cột chuyên viên thì nội dung đúng như nội dung lãnh đạo đã sửa, không lưu văn bản trước

Hệ thống mới khi có sai về trích yếu, số ký hiệu, nơi gửi do văn thư nhập nhầm thì không sửa được (nên tạo chức năng cán bộ đề xuất để văn thư chấp thuận cho sửa) như: văn bản của UBND tỉnh thì đánh nhầm thành văn bản của sở, số QĐ-UBND thì đánh là CV nay muốn sửa lại đúng thì không sửa được. Không sửa được dẫn đến sau này tìm không tìm nổi văn bản đó mặc dù nó có trên hệ thống

4. Xin góp ý riêng đối với phần mềm một cửa: phải đánh giá là phầm mềm dự án tiêu tiền nhà nước tồi tàn nhất đến nay. Đăng nhập không thoát được, không kết thúc được trả hồ sơ, chưa kể việc bất lực trong kiểm soát nhận hồ sơ tại các bộ phận một cửa vì là của đơn vị giải quyết làm nên nhận hồ sơ không giải quyết rồi lập khống rút ra nhập vào hoặc tự làm xin rút rồi lại nhập vào hoặc khi có kết quả nhập vào hợp thức, phải trực tiếp đi làm thủ tục hành chính mới thấy rằng càng ngày thấy dân càng khổ, nhất là lĩnh vực đất đai ở các huyện. Cùng là hệ thống của tỉnh không có liên kết giữa hai phần mềm. Cần lập trình để phần mềm hành chính xử lý có kết quả tự động chuyển sang phần mềm một cửa.

5. Nhiều nơi vẫn bắt ký trực tiếp không chấp hành chỉ đạo của trung ương, của tỉnh về ký điện tử. tỉnh thấy có văn bản yêu cầu ký điện tử hết nhưng nhiều nơi thích thì làm không thích thì thôi, cơ quan nào kiểm tra, xử lý hay cứ để mãi thế, chưa kể nhiều nơi còn đẻ thêm mục người lập biểu, người thẩm định vào biểu để bắt can bộ trực tiếp làm ký mục đích là để trốn tránh trách nhiệm của người ký. lãnh đạo không dám chịu trách nhiệm

6. UBND tỉnh đã có ký nháy điện tử tại sao không triển khai đến các cấp dưới, để nhiều văn bản có nhiều trách nhiệm dẫn đến không dám ký điện tử vì chỉ có mỗi chữ ký của lãnh đạo: vd quyết định cấp tiền của ubnd thànhphố, nếu không có ký nháy của phòng tài chính thì chủ tịch không ký mà có ký nháy thì phải ký trực tiếp, không ký số, mà ký trực tiếp thì vi phạm chỉ đạo của tỉnh về văn bản điện tử

xin các cơ quan có thẩm quyền quan tâm

THÔNG TIN PHÚC ĐÁP

Tên cơ quan: Sở kế hoạch đầu tư Vĩnh Phúc
Ngày gửi: 29/10/2020 (Trước hạn 1 ngày)
Nội dung:

Kính gửi Công dân, 

Sau khi xem xét, nghiên cứu, Sở Thông tin và Truyền thông (TT&TT) trả lời như sau:

1. Về hệ thống quản lý văn bản và điều hành

- Ý kiến cho các đơn vị/người dùng được xuất lại danh sách đầu văn bản đến, đi và tải về các văn bản đó (tải một cục chứ không phải tải từng cái như hiện giờ): Hệ thống quản lý văn bản và điều hành nâng cấp năm 2019 được thiết kế, xây dựng, quản lý 64 trường thông tin đối với mỗi văn bản đi (file văn bản chỉ là một trong 64 trường thông tin đó), do vậy phải vào chi tiết của từng văn bản đi để thực hiện tải file văn bản đi đó. Tài khoản văn thư đơn vị đã có chức năng lập báo cáo, thống kê văn bản đến/đi theo từng khoảng thời gian theo yêu cầu và kết xuất được ra file excel để phục vụ công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.

- Ý kiến văn bản hành chính sau khi phát hành có liên kết, đăng tải trên cổng thông tin điện tử: Hiện nay, phần mềm không có chức năng tích hợp công khai văn bản đi trên Cổng; nếu cơ quan có nhu cầu đăng tải văn bản đi lên cổng thông tin điện tử được thực hiện đăng tải lại, bảo đảm tuân thủ Quy chế hoạt động của Ban biên tập Cổng Thông tin điện tử.

- Ý kiến hệ thống mới không lưu phiên bản soạn thảo như hệ thống cũ, chuyên viên soạn thảo sang lãnh đạo sửa thay đổi thành nội dung khác nhưng xem quá trình xử lý văn bản đi, bấm văn bản ở cột chuyên viên thì nội dung đúng như nội dung lãnh đạo đã sửa, không lưu văn bản trước: Hệ thống mới có lưu lại quy trình và các phiên bản chỉnh sửa văn bản đi. Đề nghị người dùng liên hệ với quản trị mạng tại cơ quan, đơn vị, Sở TT&TT hoặc VNPT tỉnh Vĩnh Phúc để được hướng dẫn, hỗ trợ.

2. Về triển khai chữ ký số

Theo chỉ đạo của UBND tỉnh, định kỳ hàng tháng Sở TT&TT tổng hợp số liệu báo cáo UBND tỉnh kết quả xây dựng chính quyền điện tử, trong đó có nội dung báo cáo tỉnh hình triển khai chữ ký số, tỷ lệ văn bản đi có ký số tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh (từ tháng 9/2020 bắt đầu báo cáo đánh giá kết quả triển khai tại các đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành và UBND các xã, phường, thị trấn). Căn cứ kết quả này, hàng năm Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp, tham mưu UBND tỉnh ban hành quyết định công bố xếp hạng mức độ ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng chính quyền điện tử.

Theo quy định tại Quyết định số 04/2020/QĐ-UBND ngày 15/01/2020 của UBND tỉnh ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, khi ban hành văn bản điện tử, người có thẩm quyền ký ban hành văn bản ký số trên văn bản điện tử và chuyển văn thư; văn thư cơ quan, đơn vị cấp số, ngày phát hành văn bản và ký số của cơ quan, tổ chức và phát hành văn bản điện tử; đồng thời, hệ thống quản lý văn bản và điều hành có hỗ trợ lưu vết quy trình xử lý và các phiên bản chỉnh sửa văn bản đi, do vậy không bắt buộc cán bộ phải ký nháy điện tử trước khi trình lãnh đạo. Trường hợp đơn vị có nhu cầu triển khai chữ ký số cá nhân tại cơ quan, đơn vị, đề nghị tổng hợp danh sách, có văn bản đề nghị cấp mới chứng thư số (theo Mẫu 01 tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 185/2019/TT-BQP ngày 04/12/2019 của Bộ Quốc phòng), gửi về Sở TT&TT.

3. Về phần mềm một cửa điện tử

Sở TT&TT đã có văn bản số 950/STTTT-CNTT ngày 26/10/2020 đề nghị Văn phòng UBND tỉnh (đơn vị quản trị, vận hành phần mềm một cửa điện tử) phối hợp trả lời (thời hạn trước ngày 27/10/2020), tuy nhiên đến ngày 29/10/2020 Sở TT&TT chưa nhận được ý kiến phản hồi của Văn phòng UBND tỉnh, do vậy chưa tổng hợp trả lời được ý kiến phản ánh nội dung này.

Xin cảm ơn!

Đánh giá: